我们公司想接国外AI接口 备案到底要准备哪些材料

今天在公司工位上查资料，发现我们团队做的产品要调用国外的AI接口，比如OpenAI和Claude那一类。之前只知道要申请API key，没想到还涉及备案。

我上网搜了些说法，有人说要走网信办，有人说直接在工信部报就行，还有人提到数据出境安全评估。到底哪些是真的？我们公司规模不大，只有二十来人，算不算小型企业能走简化流程？

我现在最担心的是时间，万一备案要两三个月，我们项目就得延期。已经让法务那边看了合同，但他们也说不清楚具体操作步骤。懂的人能说说实际操作中需要准备什么文件吗？